Démarches administratives

Que contient le dossier administratif individuel d'un agent public ?

Mis à jour le 3 août 2015 par « direction de l'information légale et administrative »

Le dossier administratif individuel d'un agent public comporte les pièces sur sa situation administrative. Il peut être géré sur support électronique. Tout agent a accès, dans certaines conditions, à son dossier individuel.

Contenu du dossier

Le dossier individuel d'un agent public réunit tous les documents relatifs à sa situation administrative (par exemple, l'arrêté de nomination). Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité. La numérotation des pages au crayon à papier est interdite.

Ses opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques n'y sont pas mentionnées.

Gestion du dossier

Dossier papier ou électronique

Le dossier d'un agent peut être géré sous format papier.

Il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir :

  • de documents établis sur support papier et numérisés,

  • ou de documents produits directement sous forme électronique.

En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports. Le dossier individuel est unique.

Passage au dossier électronique

Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par l'administration après avis du comité technique.

L'administration fixe la liste des documents, la catégorie de personnel concerné et le calendrier de mise en œuvre de cette gestion.

Transfert du dossier

En cas de détachement ou de mise à disposition de l'agent, le dossier reste géré par l'administration d'origine. L'administration d'accueil lui transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.

En cas de mutation ou d'intégration du fonctionnaire ou d'embauche du contractuel par une autre administration, le dossier est transféré à l'administration d'accueil.

Si l'administration d'accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous support électronique, l'administration d'origine créé une copie du dossier électronique de l'agent concerné sur papier. Le dossier électronique est détruit.

Fin des fonctions de l'agent

Lors de la cessation de fonction de l'agent, son dossier doit être archivé. Les personnes habilitées et lui-même peuvent y accéder.

Accès de l'agent à son dossier

L'agent peut demander par courrier à consulter son dossier. En cas de dématérialisation de son dossier, il est informé des conditions dans lesquelles il peut faire valoir ses droits en matière de traitement des données personnelles.

L'agent peut ensuite adresser une demande de rectification, de retrait ou d'ajout d'un document à son administration.

En cas de coexistence d'un support électronique avec un support papier, la demande d'accès et de rectification est valable pour l'ensemble du dossier, quel qu'en soit le support.

L'agent peut demander des photocopies de son dossier. Si le dossier est sur support électronique, la copie lui est fournie :

  • par envoi à son adresse électronique professionnelle ou par remise d'un support numérique,

  • ou par remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.